סקירת מוצר: תוכנת הנהלת החשבונות המקוונת iCount

1 דקות קריאה מינימום

הנהלת החשבונות, במיוחד עבור עצמאיים ועסקים קטנים, מציבה אתגרים רבים כיום. בשוק בו הרכישות מתבצעות בצורה מקוונת, בזמן אמת, לקוחות רבים מצפים לקבל חשבונית באופן מידי. כאשר העסק מעניק גם שירותים מחוץ לעולם הדיגיטלי האתגר כפול. תוכנת הנהלת החשבונות iCount  שגרסתה הראשונה יצאה לפני עשור, מציעה מספר מודולים המתאימים הן לעסקים קטנים ובינוניים והן לנותני שירותים, פרילנסרים ובעלי חנויות אלקטרוניות. נסקור בקצרה את המודולים השונים ואת תוכניות התמחור המוצעות לשימוש בתוכנה.

הפקת חשבוניות וקבלות אלקטרוניות

המאפיין הבסיסי ביותר במערכת הוא הפקת חשבוניות וקבלות. לאחר יצירה של כרטיס הלקוח במערכת (או יבוא מהיר של לקוחות קיימים מתוכנת הCRM הקיימת) ניתן להפיק באמצעות iCount חשבונית אונליין וקבלות הנשלחות ללקוח באי-מייל בזמן אמת. החשבוניות מופקות בעיצוב הקבוע מראש על ידכם וכוללות את פרטי בית העסק, לצד השירות או המוצר שסופקו, מחירו והמס הנוסף על מחיר הקנייה.

עבור בעלי חנויות אלקטרוניות נוסף מודול מיוחד המאפשר הנהלת חשבונות באינטרנט ליצירת חשבונית אלקטרונית הנשלחת אוטומטית לאחר ביצוע הרכישה. המערכת מתממשקת עם מרבית החנויות האלקטרוניות כולל שופיפיי, איביי ואמזון בממשקי סליקה הנתמכים על ידי iCount, כאשר API מפורט מאפשר לכם להתממשק גם עם חנויות שנבנו בפלטפורמות שונות שאינן קיימות כברירת מחדל במערכת. יתרון נוסף שיש לתוכנה הוא אפליקציה מפורטת המותאמת לאייפון ולאנדרואיד המאפשרת להוציא חשבונית בזמן אמת, גם כאשר אתם נמצאים מחוץ למשרד – בדרך לפגישה או אף במשרד או בית הלקוח.

לצד הקבלות והחשבוניות המערכת מפיקה גם מגוון מסמכים אחרים כ:

• הצעת מחיר
• הזמנה
• תעודות משלוח
• זיכוי על עסקאות

מודול ההוצאות

לצד ניהול הכנסות העסק באמצעות הפקת חשבוניות, iCount מאפשרת גם ניהול מסודר של ההוצאות. כיום, הנהלת החשבונות מבוססת על סוגי הוצאות שונים המוכרים על ידי רשויות המס. בין סוגי ההוצאות ניתן למנות הוצאות תקשורת, רכב, פרסום וסוגים נוספים. לכל סוג הוצאה נתן להגדיר איזה חלק יוכר במס מתוך ההוצאה. לדוגמה, הוצאות על חשבון הטלפון הנייד עשויות להיות מוכרות באופן חלקי וכן הוצאות הקשורות לניהול משרד מהבית שיוכרו על פי החלק היחסי בבית המוקדש לצורך יצירת הכנסה. הדו"ח המופק בסוף החודש יכיל את הוצאות המע"מ וכן מס ההכנסה על ההוצאות הקיימות. ניהול ההוצאות יכול להתבצע לא רק בגרסת ה PC של התוכנה אלא גם מתוך האפליקציות המותאמות לאנדרואיד ולאייפון.

סליקת כרטיסי אשראי ומודל תשלומים חכם

תוכנת iCount מתממשקת עם מערכות אשראי קיימות או מאפשרת לחבר קורא כרטיסים אוטומטי. הסליקה יכולה להתבצע באופן נפרד מתהליך הוצאות החשבונית, או, במהלך יצירתה כאפשרות להזנת כרטיס אשראי באופן ידני או אוטומטי.

חברות המעוניינות לשמור את כרטיסי האשראי במערכת יכולים להשתמש במודול נוסף, בתשלום, בו נשמרים פרטי כרטיס האשראי תחת אבטחת נתונים אצל ספק צד שלישי על פי תקן PCI  מתאים. כאשר מתבצעת רכישה המערכת מקבלת אישור אוטומטי מהחברה החיצונית על הצלחת הסליקה והלקוח מקבל אישור על העסקה וחשבונית מתאימה. בנוסף, מודול התשלומים מאפשר לקבוע הוראות קבע בנקאיות בהן מתבצעת משיכה ישירות מחשבון הלקוח.

ניהול מלאי

חברות המשווקות ציוד ממחשבות היום את ניהול המלאי, כאשר שילוב של תוכנת החשבוניות עם המלאי היוצא ממחסני החברה מאפשר, לפחות ברמת התיאוריה, שליטה בכמות המוצרים מכל דגם באופן אוטומטי. התוכנה מאפשרת לנהל את המלאי במספר חנויות פיזיות וכן בחנות הווירטואלית. פיצ'ר חשוב ומעניין הוא התראה על מוצר שעומד להסתיים – על מנת שניתן יהיה לחדש את המלאי. חברות המשתמשות בתוכנות קיימות לניהול מלאי יכולות לממשק את המערכת באמצעות יצוא קובץ המלאי לאקסל או באמצעות ה- API .

בסוף השנה, לפני הגיעכם לספירת המלאי הנדרשת על פי החוק ניתן להפיק דו"ח הכולל את כמות המוצרים שאמור לכלול כל מחסן, כולל מוצרים הנמצאים בקונסגנציה אצל משווקים ומוגדרים כמלאי קיים של החברה. ומה לגבי ניוד המלאי ממחסן למחסן? בניגוד לחלק מתוכנות המלאי המיושנות יותר הנלוות למערכות הנהלות חשבונות, מודול המלאי של iCount מאפשר בלחיצת כפתור לעדכן את המלאי מבלי למחוק את הפריט ממחסן אחד ולעדכנו מחדש באחר.

ניהול מחירונים

מודול המלאי כולל גם ניהול מחירונים שונים המקל על תהליך השיווק המקוון. מחירי המוצר יכולים להופיע בצורה שונה ללקוחות שונים (לדוגמה, לקוחות סיטונאיים יצפו במחירון שונה מלקוח סופי) וכן ניתן לשלוט בתמחור המוצר בחנות הפיזית מול הנחה המוענקת ללקוחות און ליין. אחת התכונות העצמתיות של המערכת בתחום זה היא העבודה עם מספר סוגי מטבעות במקביל, כאשר חלק מהמלאי מופיע בדולרים ואחר בשקלים למשל, תוך יכולת לניהול שערי חליפין עדכניים בממשק המושך שער עדכני מבנק ישראל או שער המתעדכן באופן ידני על ידכם.

שעון נוכחות

על מנת לנהל בקלות יתרה את משכורות העובדים השעתיים התוכנה כוללת מודול שעון נוכחות בו עובדים יכולים לדווח על הגיעם למקום העבודה או עזיבתם באמצעות אפליקציה המותקנת על מכשיר הטלפון הנייד החכם שלהם. למודול הנוכחות פיצ'ר חכם, הוא יכול להתממשק למיקום הפיזי של העובד ולבחון האם באמת שהה במשרד לאורך כל זמן העבודה. חברות המעוניינות בשימוש בשעון הנוכחות מהמשרד בלבד יכולות להגדיר את תפעול שעון הנוכחות המחשב השולחני בלבד ברשת הארגונית.

ממשק CRM

חלק בלתי נפרד מהתנהלות עסקית מושכלת הוא שימוש במאגר הלקוחות הקיים על מנת להגדיל את כמות המכירות. תוכנת iCount כוללת מודול CRM מובנה המאפשר לעדכן לקוחות עוד משלב היותם ליד (לפני שביצעו רכישה כלשהי), להוסיף תגיות מתאימות הכוללות את תחומי העניין שלהם ומשימות הקשורות להתקשרות עימן. עבור כל לקוח הנמצא במערכת אפשר לתעד את ההתקשרות מול מחלקת המכירות או שירות הלקוחות, לשמור הערות ואף קבצים (כמו הצעות מחיר ותמונות רלוונטיות).

מחירי תוכנת iCount

מחיר השימוש בתוכנת iCount מבוסס על שתי תוכניות בסיס בהן ניתן לשלב מודולים נוספים בתשלום. נכון לאפריל 2018 התוכנית הבסיסית ביותר נקראת תוכנית "אקספרס" ונמכרת בעלות של 8.25 שקלים לחודש או 99 שקלים לשנה וכוללת משתמש אחד, אישור לחברה בודדת, כמות לקוחו ללא הגבלה, תמיכה מובלת בסליקת אשראי ותמיכה לתוכנה רק באמצעות הפורום. מערכת זו גם מגבילה את סליקות האשראי לשימוש במסוף Payme  בלבד.

התוכנית המתקדמת יותר היא תוכנית המסלול המלא, המתומחרת בהתאם לכמות המסמכים (חשבוניות, קבלות וכדומה) המופקת במערכת בחודש (בעלות ממוצעת של בין 13 אג' למספר ועד 2 שקלים) למסלול זה ניתן להוסיף מודולים מתקדמים בתשלום כמו:

• שעון נוכחות – במחיר 30 שקלים לחודש
• סליקת אשראי בעלות 15 שקלים לחודש
• ממשק CRM בעלות 59 שקלים לחודש
• שליחת פקסים ישירות מהמערכת – במחיר 0.85 שקלים לעמוד
• ניהול הוראות קבע בעלות 25 שקלים לחודש + 0.2 אג' לכל ניסיון לחייב את הלקוח

האם יש לתוכנה אישור מרשות המיסים?

חשבוניות ניתן להפיק גם באקסל, בוורד או בפוטושופ – אך האם הן יעברו את ביקורת מס הכנסה? כיום, בשל ניסיון רבים להונות את מערכות המס בישראל החוק כולל גם הנחיות מוגדרות כיצד תוכנות המשמשות להוצאת החשבוניות אמורות לפעול. לצד שיקולים נוספים של אבטחת מידע. iCount מציינים באתר האינטרנט כי הם עומדים בהנחיות אלה וזכו לאישור מרשויות המס.

 

ניסיתם את iCount  ורוצים לשתף את דעתכם?

השאירו תגובה למטה.